Wat is eigenlijk management control?
Management control kent vele definities in de bedrijfseconomische literatuur. Genoemd kunnen worden "het proces waarmee managers andere leden van de organisatie beïnvloeden om de strategie van de organisatie te implementeren"[1] of dat deelaspect van management, dat zich richt op het vergroten van de kans dat medewerkers doelgericht gedrag vertonen”[2].
Het kan ook worden omschreven als “all the devices managers use to ensure that the behaviors and decisions of people in the organization are consistent with the organizations objectives and strategies”[3]. Een weer andere definitie omschrijft het als “de beïnvloeding van het beslissingsgedrag van managers”[4].
Een nadere analyse van bovengenoemde definities leert dat de volgende aspecten van belang zijn:
- beïnvloeden/sturen van gedrag
- van medewerkers,
- in organisaties,
- door managers
- met gebruikmaking van beheersingsinstrumentaria
- om gestelde doelen te halen.
Het Management Control Systeem vormen de methoden, instrumenten, procedures etc. om Management Control uit te voeren c.q. te onderhouden.
Wat is nu de geëigende aanpak om een MCS in te richten?
Bij de inrichting van een MCS kunnen verschillende benaderingen worden gehanteerd. We kennen bijvoorbeeld het model van Simons, (Levers of control), Merchant (Control tool classification framework), Anthony (Management Planning and Control Systems), Otley (The performance management framework). Belangrijk is op te merken dat de inrichting van een dergelijk systeem maatwerk is. Voornoemde benaderingen kunnen helpen bij de inrichting.
De vragen die bij iedere inrichting moeten worden gesteld zijn de volgende:
- Wat willen we met inzet van onze medewerkers bereiken?
- Wat denken we dat met de huidige inzet van medewerkers zal worden bereikt?
- Welke controls moeten worden ingezet als er een “gap” bestaat tussen 1 en 2?
- Hoe strikt moeten de controls worden gehanteerd?
Welke aandachtspunten kunnen worden onderkend bij de inrichting van een MCS?
Binnen de bedrijfseconomie hanteert men veelal het adagium “different costs for different purposes”. Afhankelijk van het doel waarvoor men informatie over kosten gebruikt, kunnen verschillende kostenbegrippen worden onderscheiden. Het inrichten van een MCS is geen kookboek en ook niet een statisch gegeven. Veranderingen in het economisch klimaat (bijv. een economisch crisis) kan ertoe leiden dat er een aanpassing in het ontwerp moet worden gemaakt. Het beïnvloeden van gedragingen van medewerkers van een marketing afdeling vereist andere controls, dan bijvoorbeeld voor medewerkers van een productieafdeling. Men kan dus zeggen: “Different controls for different purposes”.
[1] Anthony, R. N., V. Govindarajan (1998), Management Control Systems, New York, 1998
[2] Hartmann c.s. (2006), Management Control, Wolters-Noordhoff, Groningen/Houten, 1e druk 2006
[3] Merchant, K.A., Stede, van der, W.A. (2007), Management Control Systems, 2e druk 2007
[4] Vosselman, E.G.J. (1999), Management accounting en control, Uitgeverij Lemma, Utrecht
